教育・心理カウンセラーの花賀作象です。昨日はブログをお休みさせていただきました。このブログは今後、土日祝を除いて毎日更新していきます。土日祝はブログのメンテナンスをしたり、家族サービスをする時間に充てたいと思いますので、ご了承ください。
前回は行動計画を立てることについてやっていきました。最初のうちは計画を立ててもその通りに行かないことが多いので、その都度計画を見直して別の策を立てていくことが大事であることも認識できたかと思います。
今回は、時間管理のスキルをいかにしてマスターしていくかのエクササイズをやっていきますよ。本日も張り切っていきましょう！！
目次
時間管理の必要性
「時間がない！」これは社会人の方がよく言う言葉です。すなわち、やりたいことややらなければならないことはたくさんあるにもかかわらず、時間がなくてできないわけです。
でも、本当に時間がないのでしょうか？ではここで今日もしくは昨日の１日を振り返ってみてください。スマホを見ている時間はどのくらいでしたか？休憩時間は何をしていましたか？職場までの移動時間に何か自己啓発するようなことをやっていましたか？自分の作業にどのくらいの時間をかけてやりましたか？ぼうっとしている時間はありませんでしたか？
こうやって１日を振り返ってみると、結構無駄に過ごしている時間が出てきます。これはスマホを例に挙げると、別にスマホを見てはいけないと言っているわけではなく、スマホをいったん見始めると、見る時間を決めずにダラダラと過ごしてしまっている人が非常に多いことを問題視しています。
アメリカの元大統領セオドア・ルーズベルトは「知恵の9割は、時間について賢くなることである」と言っています。またチャールズ・ダーウィンは「1時間の浪費をなんとも思わない人は、人生の価値を見出してない人だ」と言っています。要は時間というものがいかに大事で、これを管理（コントロール）してうまく使いこなせるようになることが、人生の価値を見出すことに繋がってくるというわけです。
時間管理の技能を身につける
自分で立てた目標をすべて達成し、自分の能力をすべて開花させるには、自分で時間の管理ができる技能（スキル）を身につける必要があります。今まで時間にルーズだったり、物事を先送りにしてきた人でもこの技能を身につけるだけで飛躍的に変わることができます。
では、今から時間管理の技能を身につけるためのエクササイズをやっていきますよ。
① 自分の行動に優先順位をつける
普段、上司から指示された業務だけをやっていると、何が優先順位が高いのかをほぼ考えずに仕事をしているかと思います。これでは目標達成の具体策を順序良く進めたり、仕事を効率的に進めていくことができません。優先順位を間違えると、それだけで膨大な時間を取られてしまったり、場合によっては最初からやり直さなければならない事態も発生します。それだけ優先順位を付けた業務というのは大事になってきます。
では、立てた目標を達成するためには、どのように優先順位をつけたらよいでしょうか？まずは、目標の具体策も含め、あなたが日常で行うすべての行動を紙（手帳）に書き出します。そして、書き出したすべての行動の重要度をA,B,Cの3段階に分けます。
重要度Aの行動は、目標達成には欠かせない行動で、目標に向かってより速く、より正確に進ませる行動です。具体的には計画を立てたり、必要な調査や研究をすることになります。
重要度Cの行動は、やらない方が得策で時間の無駄になっている行動です。例えば、特に何か買うわけでもないのにコンビニにふらっと寄ってしまうような行動です。
重要度Bの行動は、やっておいたほうがいいという程度の業務やそこまで気にしなくてもあまり影響がない行動です。例えば、すべてのメールのチェックや、同僚と食事に行ったり世間話をするという行動です。やらないと多少の不都合が起こりますが、目標達成や業務の推進そのものに打撃を与えるほどのものではないものがこれに当たります。
すべてA,B,Cをつけられましたか？どれも複数あるかと思いますので、もし重要度Aの中の順位ならA-1、A-2、A-3…、重要度BならB-1、B-2、B-3…という感じで序列をつけていきます。この序列のつけ方ですが、早急にできるようにしておかないと他を進めるのに影響が大きいものほど優先度が高くなります。また、締切設定の早い順で優先度は変わり、締切が早いものほど優先度は高くなります。この観点で序列をつけてみてください。
② 優先度の高いものから時間・期間の設定をして早めにとりかかる
すべての行動に重要度とその序列がつけられたら、重要度Cの行動は完全にやめるようにしてください。大事なのは重要度Aの行動や業務です。できるだけ早くそれを終わらせられるように時間と期間の設定をして、それを新たに計画表に反映させてください。
③ 完遂するまで集中力を保つ
Aの業務をひとたび始めたら、それを完遂するまで集中して取り組んでください。特にA-1の業務は何が何でもその日中に完遂させてください。そのくらいの強い思いを持って取り組んでいけば、意外と早く終わるものです。
１日のうちで、15分単位を基準とし、15分、30分、60分、90分間を一区切りにして「誰にも邪魔されずに業務に集中できる時間」を前もって計画を立てておくことは重要です。業務開始前の電話が鳴らないもしくは来客のない時間帯があれば、その時間帯で集中して進めていくのがベストです。その気になれば、夜や週末にもこのような時間帯をつくることは可能になります。
④ 机の上の整理整頓
あなたの机の上もしくは机の引き出しの中は整理整頓されていますか？もし、書類や書籍などが山積みになっていたり、書類等をファイリングせずに机の引き出しに入れているとしたら、それは極めて危険な状態です。
整理が苦手なのは、だいたい男性の方です。この整理整頓ができない癖というのは、必ず直さないといけません。机の上や中が整理されていないと、大事な書類をどこに置いたのかが分からなくなり、それを探す時間をとられてしまうので、これは極めて無駄な時間になってしまいます。たとえどんなに忙しかったとしても、使ったものは必ず元の場所に戻すとか、書類をきちんとファイリングするなどのことを徹底して、机の上と引き出しの中は常にきれいな状態を保っておく必要があります。
時間管理の習慣化
時間管理を完全に自分の技能とするには、上記のことを習慣化していく必要があります。業務の優先順位をつけ、優先度の高いものから集中できる時間帯に取り組むことで、あなたの業務はかなりレベルアップします。机の上や中の整理整頓もされていれば、さらなる業務のスピードアップが実現できます。
重要な業務が早い段階で完遂していくと、それだけで気分は高揚し、やる気がますます高まってきます。そうなると、目標達成するためのさらなるアイデアも思い浮かび、それを推進することでますます目標達成のペースが速まり、自信もついていくわけです。
時にはペースが落ちてくることもあります。そういう時は無理して進める必要はないです。軽く飲食の時間をとるなどしてモチベーションを上げるだけで、ペースを基に戻すことができます。
ただ、先送りしたいという衝動に駆られた場合は、「今やるべきだ！」と自分を奮い立たせたほうが、それをしなくて済みます。時には先送りした方がいい時もありますが、一度先送りの癖がつくと、それが繰り返され、いつまでたっても完遂できないという事態にもなりかねません。ですから、「今やる」癖をつけるようにしてください。
このようにして、時間管理の技能を実践することで、あなたは今後、あらゆる場面で能率よく行動することができるようになりますよ。
いかがでしたか？今回のエクササイズは時間管理の技能を身につけるためのものでしたが、やはり「時は金なり」という諺にもあるように時間は何よりも大事で、時間管理ができるようになるということは、人生の最も重要のことができるようになると言っても過言でないくらいです。これをぜひ自分のものにしてください。それでは、また次回お会いしましょう！！
シェアボタン
