教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は頭の中を整理整頓するためのノートの整理の仕方について述べていきました。今回のテーマは「仕事ができる人になろう！」です。第20回の「自分が理想の人物になろう！」で仕事ができて顧客からも信頼されている自分を意識の中で視覚化してそれを演じていくエクササイズをやっていきましたが、今回は仕事に関してもっと踏み込んで、どうやったら仕事ができる人になれるのかについてやっていきます。
それでは、今から仕事ができるようになるためにどういう考えを持ち、どういうことをしていけばいいかを述べていきますよ！！
目次
仕事に対する考え方
まず、仕事に対する考え方ですが、自分からどんどん進めていくタイプですか？それとも与えられた仕事をこなしていくタイプですか？前者と後者とでは、仕事の成果はかなり変わってきます。前者は能動的で、自分から積極的に仕事に向かっているのに対し、後者は受動的になることから仕事も消極的になっていることが多くなります。
仕事ができる人は積極的で自分からどんどん動ける人です。もし、普段の業務がただやるべきことをこなすだけとか、指示されたことだけをやるというような業務になっている人は、積極的に仕事を取りに行きましょう。特に上司がやっている仕事を手伝う形でとっていけば、あなたの評価は間違いなく上がっていきますし、スキルも上がります。仕事はただこなすだけでなく、自分のスキルのレベルアップを考え、積極的に仕事を取りに行くことを考えて行動してください。
するべき仕事をリスト化して優先順位をつける
仕事のできる人は、のんべんだらりとした業務や行き当たりばったりな業務はしません。やるべきごとをリスト化し、その優先順位をつけて業務を行っています。
スティーブン・R・コヴィーの著書である「7つの習慣」で、「時間管理のマトリックス」の重要性を説いています。時間管理のマトリックスとは、すべての作業を緊急度と重要度の軸で分類するもので、時間管理のマトリックスを活用すると各タスクを次の4種類に分類できます。
・第一領域 「緊急かつ重要」
・第二領域 「緊急ではないが重要」
・第三領域 「重要ではないが緊急」
・第四領域 「緊急でも重要でもない」
例えば、締切が近いタスクやクレームに対応することは、第一領域の「緊急かつ重要」と言えます。締め切りのあるタスクは、締切の近い順に優先順位がつけていくのがベストになります。
第二領域の「緊急ではないが重要なもの」は、長期的な計画の作成や1,2か月後の会議やプレゼンテーションの資料の作成などが挙げられます。これらは、しばらく放っておいてもいいというのではなく、1日のうちでこの第二領域の仕事を進める時間を設けて「少しずつ進めていく」のがポイントです。
第三領域の「重要でないが緊急のもの」は、同僚から急に頼まれた仕事や顧客の突然の来訪などが挙げられます。これは緊急性が高いため他の仕事よりも優先してしまいがちになりますが、重要度は低くなりますから、最優先にするべきではありません。その中の本当に緊急かつ重要な部分だけを実行し、残りは後回しにするか、場合によっては断ることも大事になってきます。
第四領域の「重要でも緊急でもないもの」は、だらだらと電話したり、何かを待っている時間だったり、単なる暇つぶしなどが挙げられます。これらは基本的に無駄な時間を過ごしているだけなので、業務時間中はしないようにしていくべきです。
以上、自分でリスト化した業務に上記のような優先順位をつけて仕事を進めていくことで、非常に効率よく仕事を進めることができるようになりますから、ぜひすべての仕事に優先順位をつけて業務を進めるようにしてみてください。
すぐ終わるような仕事は早く片付ける
仕事のできる人は、たとえそれほど重要な仕事でなくても、5分か10分もあればすぐ済むような仕事であればすぐやってしまいます。逆に仕事のできない人は、これを後回しにする傾向があり、その結果、これをすること自体を忘れます。こういう仕事は重要度が低いことが多いので、比較的忘れてしまいやすいのです。仕事ができる人はこれを忘れないうちにやってしまうというわけです。
締切を実際の締切の7掛けくらいに設定する
締切ギリギリになってから慌てて仕事をし始めるのは仕事のできない人です。仕事のできる人は、余裕をもって仕事に着手し、締切も実際の締切までの期間の7掛けくらいの期間に設定して早めに終わらせます。そして、再度ミスがないかをチェックしてより良いものに仕上げますから、よりよいものが出来上がり、顧客からも信頼されるようになるのです。
1つ1つの業務に制限時間を設けている
仕事のできない人は制限時間をほとんど考えずに仕事を進めます。ですから、結構時間がかかるばかりか、集中力も散漫になりがちです。ですからできあがったものもあまりいいものには仕上がりません。
一方で仕事のできる人は、1つ1つの業務に制限時間を設けてやっています。そうするとかなり集中力を高めた状態で仕事をするので、短時間で質の良いものに仕上げることができるのです。
情報を１人で握らず他のスタッフと共有する
顧客からかかってきた電話の情報をその場ですぐに他のスタッフと共有することがいかに大事であるかはほとんどの方が分かっておられると思いますが、これが他に何かをしている最中にかかってきた電話で自分がそれを受けた場合ですと、その場ですぐに共有できる人というのはごく一部の人に限られているように思えます。何か業務をしている最中で他に誰も電話をとる人がいなかった場合にそういう状況になることが多いですが、そういった場合でも電話内容のメモを残しておくなど、情報の共有をその場で行うようにすべきです。今忙しいからと言って後回しにすると、電話の内容を忘れたり、電話があったこと自体を伝え忘れるなどの漏れが生じますから、その場ですぐに情報共有していくことは非常に大事なことになります。
また、その日に自分が「いつ、どこで、どんな仕事をしているか」を普段から共有することも大事です。というのは、その日が平穏無事に過ごせるとは限らないからです。例えば、他のスタッフが倒れて代わりに自分がその現場に行かなければならなくなったり、自分の子どもが学校で大けがをしたりして子どもを学校へ迎えに行かなければならないなど、自分がその場から抜け出さなければいけなくなったような場合が生じた時です。ここで他のスタッフと自分の業務内容について普段から情報共有ができているとすぐにその場を抜けることができますが、できていない場合は自分の業務内容について、他のスタッフに1からそれを説明しなければならなくなるので、なかなかその場から抜け出せないという状況に陥ってしまうわけです。
仕事のできる人は、上記のように情報を自分1人で抱えずに他のスタッフと共有することを徹底しています。
以上になります。今回は仕事ができる人になるためにどういうことをしていけばいいかについて述べていきました。今回述べた優先順位づけと締切設定と他のスタッフとの情報共有を徹底していくことで、あなたは確実に仕事ができる人になれます。今回述べた内容を徹底的に職場で行ってみてくださいね。では、また次回お会いしましょう！！
シェアボタン
