教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、誰にでも起こり得る抜けや漏れを撲滅（激減）させるにはどのようなことをしていけばいいかについて述べていきました。
今回は「代行の体制は常に取っておこう！」になります。私も昨年、膠原病で突然入院することになりましたが、誰でも突然の病気や事故、親族の不幸など、不測の事態に見舞われてやむなく欠勤しなければならないことが出てきます。もしあなたがそういう不測の事態に見舞われたとき、あなた本人にしか分からないことが多いと、代行に入る人が非常に困惑します。ですから、今回はそういう不測の事態が起こったときに、代行の人がスムーズに業務を遂行するためには、普段からどんな準備をしておけばいいかについて述べていきますよ！！
目次
その日の業務リストの作成
これについては私の前回のブログ「◇72. 抜け・漏れのない仕事をしよう！」でも触れていますが、その日の業務リストは仕事上の抜けや漏れを防ぐためにも毎日業務前に書き出しておくことは必須です。これを毎日作成していると、いざ誰かに代行に入ってもらうときにそのリストの作成がすぐできるので、引継ぎが非常にスムーズになります。ですからその日の業務リストは必ず毎日業務前に作成するようにしてください。
顧客からの情報をその場で他のスタッフと共有する
顧客から聞いた内容を１人だけで情報を握っているというのは最も困る状態です。これは代行に入る入らない以前の問題で、顧客から情報を聞き出した人が１人で情報を握っていると、その人が他の顧客と対応していたり休憩でどこか出ていったりしてその場にいないときに、その情報を事前にその人に伝えていた顧客の突然の入電や来客が入ったりすると非常に困惑することになります。このときに顧客から「事前に電話でスタッフの方にお伝えしておいたはずですが…」と言われると、もう謝罪するしかないですよね。ですから顧客から得た情報は、どんなに忙しかったとしても「その場ですぐ」他のスタッフに伝えるか、メールやチャットを利用して関係者全員にその内容を伝えておくかのどちらかをしておくべきです。
書類等の整理整頓をしておく
どこに何があるのか休んだ本人がいないと分からないというのは最悪な状態です。どこに何を置いているのかの場所をきちんと決めて整理整頓をしておき、それをその部署のスタッフ全員が分かっている状態が最も望ましい状態です。それがきちんとできていると、代行に入ってくれた人が「～はどこにありますか？」と聞いたときにすぐに教えられますよね。ですから、書類等の整理整頓は常に行うようにしておきましょう。
また、机の上を常に整理整頓しておくことも大事です。これは男性の方に多いのですが、会社での自分が座っている場所を私物化して、自分の好きなように書類や物を机の上に放置し、全く整理がなされていない状態になっている人を数多く見かけます。このような状態では、代行で入った人があまりの整理されていないゴチャゴチャした机上の状態を嫌がり、仕事をしようという気も失せてきます。そもそも自分が使っている机は自己所有ではなく、会社の物であるわけですから、自分の机だと思って好きなように物を置いていること自体間違っています。自分が休んで自分の代わりに入ってもらう人に気持ちよく使ってもらうためにも、普段から机の上や引き出しの中をきちんと整理整頓し、基本的に机の上にはパソコン以外は何も置かない状態にしておきましょう。
パソコンで使用するファイルは共有化しておく
もし、あなたが業務で使用しているファイルを自分が使用しているパソコンにのみ保存していると、そのファイルを他の人が使用することが不可能になるので、あなたのファイルを使った業務はあなたが休むと完全にストップしてしまいます。最近ではGoogleドライブでファイルを共有できるので、これを利用して誰もがファイルを共有して、誰がどのパソコンからでもそのファイルを使って業務ができる体制を作っておくことが大事です。
専門知識が必要な業務は複数人体制にしておく
もし、特殊な専門知識がないと進めていくことができないような業務を抱えているのがあなた１人だったとしたら、あなたが仕事を休んだらその業務は完全にストップしてしまうことになります。そもそも特殊な専門知識を持った人が1人しかいないというのは体制的に問題があります。なぜならその人は有給休暇などの休みが取りにくくなってしまうからです。ですから特殊な専門知識を持った人がいつでも休めるようにするためにもその知識を持った人が最低でも3～4人はいる体制を作っておくことが望ましいです。
代行者をあらかじめ決めておく
この人が休んだらあの人が入るという感じで誰が誰の代行に入るのかをあらかじめ決めておくと、突然の欠勤で慌てて代行を決めなくて済みます。いつ誰にどんなことが起こるのかは分からないわけですから、もしもの場合を想定して代行者をあらかじめ決めておくよいです。ただし、代行者の休日等も考慮に入れなければなりませんから、ずっと同じ人というのは問題も出てくるので、そのあたりは柔軟に対応すればいいかと思います。
引き継ぎ書のフォーマットを作っておく
突然欠勤をしなければいけなくなったときに、引き継ぎ書のフォーマットがあれば、それに必要事項をザっと書き込むことができるので速く作成ができますよね。忌引き等で休まなければいけなくなったときなどは、引き継ぎ書作成をできるだけ短い時間で済ませたいところですから、簡単に記入ができるフォーマットの存在というのは非常にありがたいものになります。
さらには代行に入った人が引き継ぎ書に書いてある業務をどこまでできたのかを記入するフォーマットがあればもっといいですね。これによって欠勤した本人が業務に復帰したときにどこから始めたらいいのかが容易に分かるので、ここでもスムーズな引継ぎができるというわけです。
以上になります。今回はいつ自分が不測の事態で欠勤しなければいけなくなったときにいつでもその引き継ぎを代行者にスムーズにすることができるようになるためにはどのようにしたらよいかについて述べていきました。
やはり不測の事態というのはいつ起こるか分からないわけですから、これに対応できる体制を調えておくことは非常に大事です。さらには代行の体制をきちんと備えておくと、あなた自身が有給休暇を取りやすくなります。そうなると、あなたも安心して休むことができますよね。ですから今回述べている内容をぜひ実践して、あなたも休んだときは何の不安も抱えずに代行者に仕事を任せられる体制を整えておいてください。ではまた次回お会いしましょう！！