教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、現在働いている会社に給与などの不満があったときに、どのような心掛けをしてどのようにしていけば、現在している仕事のプロになることができるかについて述べてきました。
今回は「抜け・漏れのない仕事をしよう！」になります。誰でも抜けや漏れのある仕事をしたくないですよね。ただ、それでも抜けや漏れは出てしまいます。どんなに気をつけていてもどんなに意識していても抜けや漏れはどこかで出てしまうものなのです。その一方で、職場に抜けや漏れがほとんどないすごい人もいますよね。人間は忘れる動物ですから抜けや漏れを100％なくすというのはさすがに難しいですが、誰でも努力次第で「抜けや漏れがほぼない状態」に持っていくことは可能になります。そこで今回は、どのようにすれば抜けや漏れが（ほぼ）ない仕事ができるかについて述べていきますよ！！
目次
抜けや漏れが出る原因を考える
まず抜けや漏れをなくすためには、抜けや漏れが出る原因から考えていく必要があります。ここでお聞きしたいのがあなたはなぜ仕事で抜けや漏れが出るのだと思いますか？こう聞くと、「意識が低いから」とか「メモを取っていないから」という理由が出てくるかと思います。ただ、これらのことは恐らくずっと言われていることではないでしょうか？今まで抜けや漏れが起こらないように意識をし、メモも取っているにもかかわらずまた抜けや漏れが出てしまうのです。ということは他に原因があるのではないでしょうか？
仕事に対する意識
ここであなたの仕事に対する意識を考えてみたいと思います。あなたは何のために仕事をしていますか？こう聞くと大半の人は「お金を稼ぐため」という回答をしてきます。確かにこれは間違いではありません。自分や家族の生活を支えたり、豊かな暮らしをしていくためにお金を稼ぐことは非常に重要なことですから、この理由は妥当な理由だと言えます。
ここで「なぜ仕事をすることができるのか」ということを考えてみましょう。あなたはなぜ現在の仕事ができるのだと思いますか？また、誰のおかげで仕事ができるのだと思いますか？
ここまで申し上げるとさすがにお分かりですよね。これはまさに「顧客がいる」からなのであり、その顧客が「お金を支払ってくれる」からこそ、あなたや他のスタッフが仕事をすることができるわけです。これは私のブログ「◇69. ズルはやめよう！」でも述べていますが、「お金を稼ぐため」というのは「自分（や家族）のため」なのであり、お金を支払ってくれている顧客の存在をすっ飛ばしてしまっています。だから優先順位としては、①自分がもらう給料、②顧客…と顧客の優先順位が自分の給料の次になってしまい、顧客のためにすべきことがなおざりにされてしまっているのです。
こうして顧客の優先順位が低くなることで何が起こるかと言いますと、顧客のために抜けや漏れをしてはいけないと頭の中では理解しながらも、その優先順位が低くなっているために自分がもらう給料の方が頭の中で優先され、仕事でやるべき肝心なことが忘れやすい状態になることを自分で作り上げてしまっているのです。
仕事のリストを毎日書く
このようにして仕事に対する意識を「顧客のため」に切り替えるだけで抜けや漏れは減ってきます。ただ、それだけだとほんの少ししか減らすことができません。ではどうやれば抜けや漏れを激減させることができるのでしょうか？それは、その日に行う業務のリストを業務開始前に書き出すことです。これをきちんとやっている人は本当に少ないです。それをするのが面倒くさいからなのか、大半の人はその日にする業務を書き出すことなく、緊急案件がないかどうかのメールチェックから始めています。こうすることでどういう弊害が起こるかと言いますと、その日に「これをしなければならない」と業務開始前に頭の中で意識していた業務が、メールを見て緊急案件があることが発覚した瞬間にその業務のことが吹き飛んで忘れてしまうのです。そしてその緊急案件で労力を使った後は、業務開始前に覚えていた業務を思い出すことなく次の業務に入りますから、それが抜けや漏れとなってしまうのです。
これをもし業務開始前にきちんとリストとして書き出していたらどうでしょうか？メールチェックで発覚した緊急案件に対応した後で、そのリストを見れば思い出すことができますよね。これがまさに「顧客のことを考えた仕事」になります。面倒くさいから業務リストに書き出さないというのは自分の勝手な都合であって、顧客のことを考えた仕事になっていません。ですから顧客のことを本当に考えるなら、その日にする仕事のリストを毎日書くことが最善の策になりますね。
業務時間中に指示された仕事はその場でリストに追加する
業務開始前にその日の業務リストを作ることができたら、今度は業務時間中に上司などから指示された新たな業務についてですが、これはその依頼を受けた瞬間にその日の業務リストに書き込むことがポイントです。これを後で書こうとするとかなりの確率で忘れます。その瞬間に書いておくと、それを見れば思い出すことができるわけですから、これは必ずやるようにしてください。
仕事の優先順位はその都度つけ直す
業務時間中に指示されて業務リストにつけ足した業務については、それが現在行っている業務やその他の業務リストに書かれてある業務と比べて優先順位がどうなのかを考えなければなりません。その仕事の緊急性や重要度を考慮して、もし今手掛けている業務よりも優先順位が高いのであれば、今手掛けている業務を一旦止めて、指示された業務にすぐに取りかかる必要があります。ですから、業務時間中に指示された業務については、他の業務と比べて優先順位はどうなのかというのは、指示を受けて業務リストにつけた瞬間から考えてその順位をつけるようにしてください。優先順位のつけ方については、私のブログ「◇19. 時間管理の達人になろう！」で詳細に述べていますので、こちらを参考にして優先順位をつけてみるとよいです。
以上になります。今回は仕事で出てくる抜けや漏れはどのようにすれば、それをほぼなくすことができるかについて述べていきました。まずは仕事に対する意識を「お金を稼ぐため」から「顧客のため」に切り替えます。そして業務開始前に業務リストを書き出して作成し、業務時間中に指示された業務も指示された瞬間に業務リストに書き加え、その優先順位をすぐ決めてから業務に取り掛かるようにすると、あなたの仕事の抜けや漏れは間違いなく激減するはずです。やるべきことを忘れず確実にこなすために業務をリストにきちんと書き出すという行為は、まさに「顧客のための行為」なのであり、これがきちんとできて顧客からの依頼を確実に実行できていれば、それはそのまま顧客の信頼へと繋がってきます。ですからあなたも今日からこのブログで述べている内容を確実に実行して、顧客からの信頼を勝ち取ってください。ではまた次回お会いしましょう！！