教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、自分がリーダーからも顧客からも信頼される人間になるためにはリーダーに賢明に仕える必要があるが、それは具体的にどのようにしていけばいいかについて述べていきました。
今回のテーマは、「柔軟な計画を立てよう！」になります。計画を立ててもその計画通りに進むとは限りません。もし、パソコンとかサーバーの不具合とかが発生しようものなら作業が全く進まなくなるケースも出てきます。そういった場合に、計画をぎゅうぎゅうに詰め込んでいると、不測の事態への対応ができなくなるばかりか、他の計画もできなくなってしまうことになります。そんなときでも計画の中に自由に使える時間を入れておくなど柔軟な計画を立てていれば、対応できるようになってきます。では今から、計画をどのように立てていけば柔軟に対応できる計画になるのかについて述べていきますよ！！
目次
2つの柔軟性
計画における柔軟性には2つの柔軟性があります。1つは「期間の柔軟性」で、もう1つが「時間の柔軟性」になります。期間の柔軟性とは、その日予定していた計画が実行できなかった場合に、それを別日に持っていけるように日程的に余裕を持たせることをいいます。時間の柔軟性は、1日の中で計画していたことができなかった場合に、別の時間帯にそれを入れ込むことができるように時間的に余裕を持たせることを言います。
計画を立てるときにこの「期間の柔軟性」と「時間の柔軟性」を考慮に入れて組むことが非常の重要になります。それを考えずにあれこれ計画を詰め込んでいくような人もいますが、これだと予定していた計画が実行できなかった場合に、それを入れる場所がなくなり、結局できなくなるという事態になるのです。
どのようにして柔軟性を持たせるか
計画を立てても、思うように進まなかったり、不測の事態が生じてそっちの対応に追われ、計画していたことが進められなかったというのはよくある話です。ですからそういう計画通りに進まないことは「必ずある」ものとして計画を立てていくことが重要です。それはどのようにしたらよいかといいますと、長期の計画と1日の計画で分けて考えます。
長期の計画では、予備日を必ず設けるようにします。小中学校で運動会の予備日を設けているような感じです。1日の計画では、自由時間を作っておくようにします。こうすることによって計画が思うように進まなかったとしても、そこに入れ込むことができるようになるわけです。
1日の計画の中で「考える時間」を作る
そうなると、「え！長期の計画で予備日を設けるのならともかく、1日の計画で自由時間なんて設けている時間なんてないぞ」と言ってくる方が出てくるかと思います。確かに、1日のルーティンが決まっていて、既にそれだけで埋まっているという状態であれば難しいかと思います。しかしここで考えていただきたいのが、そのルーティンの業務で「時間がない」状態になっていませんか？常に時間に追われ、気がついたらやるべきことの時間がなくなり、後日に回すようなことになっていませんか？そうなると、次の日も前の日のできていない業務をしなければいけなくなるので、余計に仕事が回らない状態になり、それが永遠と続くようになります。このような業務は、「やっつけ仕事」をする傾向が高くなるので、直ちに改善する必要があります。
時間がいっぱいいっぱいで回らない状態を改善する最もよい方法は、1日の中で「考える時間」を作ることです。「それを入れるところがない」という方もおられると思いますが、この時間が回らない状態と真剣に向き合って考える時間をきちんと作らないと、その状態が永遠に続いて、改善されることは決してないことになります。であれば、強引にでも1時間考える時間を設けるようにし、「現在やっていることで時間がかかっている業務は何か？」とか「やらなくなっても支障のない業務は何か？」とか「もっと効率よく進める方法はないか？」ということを真剣に考えて書き出すようにするのです。そして、書き出したものを改善するための計画を立て、それを毎日実行していくのです。そうすると、時間がだんだん短くなって余裕もできますよね。余裕ができてくると、もし計画通りにできなかったことができても、その時間に入れ込むことができるようになるわけです。ですから、1日の中で1時間くらいは考える時間を設けるようにしてください。
不測の事態も「必ずできる！」という前向きな気持ちを持つ
クレームや停電やネットの遮断など不測の事態に見舞われたときこそ、冷静な態度をとることが大事になります。こういう不測の事態に遭遇すると誰もが不安や恐怖心に襲われます。クレームに対しては、相手の話をよく聞き、きちんと謝罪することが大切です。また、停電やネットの遮断などで業務ができなくなったような場合には、自分でできる範囲の回復策をやり切った上で、他にできることを考えて進めていくのがベストです。
ここでやってしまってはいけないのが「もうダメだ！」と諦めてしまうことです。今の世の中は解決するのにどんなに難しいことが発生したとしても、何らかの解決策は必ずあるものです。それを見つけたり聞いたりするのにかなりの時間がかかるかもしれません。しかし、絶対に諦めてはいけません。そうした絶対諦めない姿勢というのは、あなた自身に成長をもたらせますし、そういう姿勢に周りの人や顧客が感動します。ですからその難題を乗り切った時にはあなたのファンがかなり増えていることでしょう。そして、その姿勢があなたに大きな成功をもたらすのです。ですから、どんなに困難な状況であっても決して諦めずに「必ずできる！」という強い信念をもって臨むようにしてください。
以上になります。今回は、計画通りにいかなかったときや不測の事態に見舞われたときでも対処できるような柔軟な計画をどのように立てていけばいいかについて述べていきました。前述したとおり、長期の計画では期間的な柔軟性を持ち、1日の計画では時間的な柔軟性を持つことが大切になります。特に不測の事態が発生した場合に、不安や恐怖心に襲われそうになっても「必ずできる！」という強い気持ちを持ち、その不測の事態にも立ち向かって対処するようにしてください。では、また次回お会いしましょう！！