教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、普段から勝者の気分を味わうためにはどんなことをしていけばいいかについて述べていきました。
今回のテーマは、「時間管理の達人になろう！」になります。私のブログ「6. 時間管理の技能を身につけよう！」でも一度時間管理については触れていますが、今回はさらに別の角度からどのような時間管理をしていくのがいいかを見ていきます。というわけで、今からどのようにすれば時間を有効活用して時間をうまく管理できるかについて述べていきますよ！！
目次
朝は脳が活性する大事な時間帯
あなたは何時に寝て何時に起きていますか？理想の睡眠時間は7～8時間になりますから、もし朝6時に起きるとすると、夜10～11時には寝るのが望ましいと言えます。最近は朝早く起きて活動するいわゆる朝活をする人も増えてきていますが、その一方で朝早く起きるのが苦手な人がまだまだ多いのも事実です。もし、午前中ほぼ寝ているということであれば、それは脳科学的に考えてもかなりもったいないことをしています。アメリカ独立時の政治家ベンジャミン・フランクリンは言います。「朝が遅い人は、一日中小走りしなくてはならない」と。
さらに「京都朝げいこ[対談インタビュー] 脳科学者・茂木健一郎氏に聞く。」の中で、脳科学者の茂木健一郎は次のように言っています。「そもそも脳は、周囲が明るくなったら起きて、暗くなったら寝る、というサイクルを繰り返しています。電灯など人工的な灯りができて、現代人の生活は全体的に夜型にシフトしていますが、本来、脳は、朝、太陽の光を浴びることで、さまざまなホルモンを分泌する回路が働き始めます。ですから、朝活というのは、脳の本来のリズムにあった活動で、無理なく、ストレスなくできる活動であるといえます」と。だったら夜早めに寝て朝早く起きるほうが脳を最大限に活用することができるので、ここで目標達成のための具体策を進めるようにすれば、頭がフル回転した状態で進めることができます。すると、その具体策を大幅に進めることも可能になるということです。これはまさに時間の有効活用になりますね。
何に時間がかかってしまうかを把握する
誰でも何かの業務や何かの具体策に取り組んでいるときに「何でこんなに時間がかかってしまうのだろう？」と思ったことはないですか？そしてその状態をそのまま放置していませんか？
こんな時は「何に時間がかかっているのか」を考える時間を設けて、対策を考えるのが有効です。そしてどうすればその時間を短縮できるのかを考えるのです。それを次回から実行すれば、短時間でそれを終了させることができますよね。時間管理が上手な人ほど、時間を短縮するために「考える時間」を設けています。そしてあらゆるものの時短化を図り、空き時間を作り、そこに自分がやりたいことをする時間に充てているのです。
一方で時間管理が下手な人は、こういう「考える時間」を嫌い、「そんな時間はない」と言って時間がかかってしまうことへの改善を全く行おうとはしません。だから常に時間に追われ、いつまでたってもテキパキとした業務ができるようにならないのです。
何に時間がかかっているのかの原因が分かったら、その日の計画を立てる段階で、1つ1つの業務や具体策に何時何分から何時何分までするかの制限時間を設けます。それにより集中した業務ができるようになるので、より早くより丁寧にそれを完遂させることが可能となってきます。
緊急か重要かを区別して優先順位をつける
その日に取り組もうとしていることが緊急のものなのか重要なものなのかを区別することは大事です。スティーブン・R・コヴィーがこれについて詳細に述べていて、私のブログ「23．仕事ができる人になろう！」でも紹介していますが、再度ここでも触れていきたいと思います。
緊急か重要については、①「緊急かつ重要」、②「緊急ではないが重要」、③「重要ではないが緊急」、④「緊急でも重要でもない」の４つに分けられます。緊急の行為とは、突然かかってきた電話など、外的な圧力や要求によって生じるもので、すぐにやらなければならないもののことをいい、重要な行為とは、計画など未来に影響を及ぼす行為のことを言います。優先順位は①→②→③→④という順でつけます。
①は顧客からのクレーム等がこれに当たり、最優先で行わなければいけない事項になります。②は長期的な計画の作成などがこれに当たり、緊急ではないにしろ将来の売上や利益のためにはなくてはならないものなので①の次に優先すべき事項になります。③は他のスタッフから急に頼まれた業務などがこれに当たります。これは上記４つの中でいちばん厄介なもので、緊急を要することから②よりも優先されがちになります。しかし、冷静に考えて頼まれた業務がそれほど重要でないならば、その依頼自体を断ることも大事です。何でもかんでも自分で仕事を抱え込むと業務が進まなくなりますから、重要度が高い業務を優先して、そうでない業務の依頼はきっぱりと断るようにしましょう。ちなみにどうやって断るかについては私のブログ「◇8. 上手な断り方をしよう！」で述べていますので、こちらを参考にしてみてください。④はネットのニュースや動画などを見るなど、単なる暇つぶしの行為がこれに当たります。こんなことをする時間は基本的にもったいないので、この時間を他の優先すべき事項に充てていく方が有益になりますね。
以上のように優先順位をつけ、優先度の高い業務から順に計画を組んでいくようにすると、比較的短時間で終了させることができます。①はたまにしかやってこないことを考えると、最も大事なのは②ということになります。長期的にも短期的にもその日のことにしても計画をきちんと立てるということは本当に重要で、これができるということは時間管理ができるということに繋がります。やるべきことに優先順位をつけて進めていくことは、時間管理をする上で最も大事なことになりますから、今からぜひ実行するようにしてください。それができればあなたは「時間管理の達人」になることができます。
以上になります。今回は日頃の時間管理をうまくできるようにするにはどうしていけばいいかについて述べていきました。アメリカの第26代大統領セオドア・ルーズベルトも「知恵の九割は、時間について賢くなることである」と言っているように、時間の使い方や管理を自分のものにできるようにすることそのものが、知恵をつけることに繋がっていきます。今回述べたことをぜひ実践して、あなた自身が「時間管理の達人」になってください。では、また次回お会いしましょう！！